성공적인 ERP 도입을 위한 방법

성공적인 ERP 도입을 위해.

 단순 장부로 자원을 관리하기엔 무리야!! 

대부분의 회사들은 회사의 성장과 함께 자원에 대한 관리의 필요성을 느끼게 된다. 특히 새로운 재고의 생성과 창고에 쌓여진 오래된 재고들은 가장 큰 낭비가 된다.

재고가 바로 사용으로 이어지고 납품이 이루어지면 수익으로 연결될 수 있어 다행이지만 창고에 오래 있으면 있을수록 재고의 생성 년도는 오래된 제품이 되어버리고, 그만큼 가치도 떨어진다. 또한 창고에서 보관하고 있는 기간만큼 창고 사용비용도 무시할 수 없다.

회사의 규모가 커질수록 재고뿐만 아니라 영업 진행상황은 어떠한지, 수주 진행은 어떻게 되고 있는지, 외주 발주 및 입고는 잘 이루어 지고 있는지, 당장에 공장에서 생산하고 있는 제품이 무엇인지, 납품 기일은 언제인지 등에 대한 것들도 담당자들 개인 PC에 엑셀로 저장하는 것에도 한계가 오게 된다. 개인 PC의 문서 저장은 만약에 발생되는 담당자의 개인적 사정 또는 퇴사로 인해 부재 시에 대한 업무 연결이 원활하기 어렵거나 많은 시간 소요가 발생한다는 문제점도 있다. 따라서 회사가 커짐에 따라 자원 관리에 대한 필요성을 느끼고 대부분의 중소기업들이 ERP도입을 고려하고 결정한다.

 ERP도입은 그냥 유명한 회사 제품 쓰면 되지 않아? 

하지만 이때 적지 않은 비용과 인력이 필요한 ERP(전사적 자원관리) 시스템을 잘못 도입하면 생산성이 오히려 저하되거나 시간이 낭비되는 등의 시행착오를 겪게 된다. “ERP가 다 똑 같은 것 아니야?”라고 생각하면 이미 시행착오를 겪겠다는 강한 의지나 다름없다. 시중에는 수많은 ERP 개발사들이 있으나, 회사의 업종 및 업무 성격에 따라 모두 지원 가능한 ERP는 많지 않다. 물론, 각 개발사들은 “우리 ERP라면 어떤 업종이든 다 관리 가능해요”라고 영업할 것이다. 하지만 “도입은 가능”하지만 “활용이 불가능”한 경우도 많다. 여기서 시행착오가 온다.

단순히 “뭐 이러면서 경험 쌓는 거지”라고 치부하기엔 회사차원에서 그 버려진 액수 및 시간이 막대한 손실을 가져오므로, 처음 도입시기부터 꼼꼼하게 따져보고 어떻게 해야 성공적인 ERP도입이 가능할지를 계획하고 진행해야 한다.

 시스템 도입 계획과 준비는 어떻게 해야하지..  

ERP를 도입하기 위해선 우선적으로 자원 관리할 대상에 대해 구체적이고 체계적인 업무 프로세스를 설계해 두어야 한다. 이미 체계적인 업무 프로세스를 가지고 있다면 이를 시스템에 어떤 식으로 적용해야 할지 정확한 순서도가 그려져야 한다. 회사마다 부서별 또는 팀 별 등 그룹단위로 회사만의 업무가 진행되곤 한다. ERP도입이전에 이러한 업무 분장 및 기업의 프로세스와 정책 일체를 내부감사로 정리한 뒤에 이에 맞추어 시스템과 맞물려 돌아갈 수 있도록 미리 도입 계획을 세워야 실제 시스템을 도입할 때 회사 흐름에 맞춰 시스템이 돌아가도록 진행할 수 있게 된다.

 우리 회사에 맞는 ERP 시스템을 찾아야해!! 

도입 계획과 준비가 어느정도 마련되었다면 이젠 회사에 맞는 ERP 시스템을 찾아야 한다. 회사마다 업무 프로세스가 다르기 때문에 해당 프로세스를 맞추어 적용할수 있으면서 사용하기 용이한 시스템이 좋다.

시스템에 대해 비교해보아야 할 내용은 대략적으로 서비스 방식의 차이, 서버의 지원방식, 커스터마이징 가능여부, 솔루션 및 개발비용등이 된다. 

스마트폰이나 회사 밖의 PC에서도 접속할수 있는 웹 지원방식인지, 내부 내트워크에서만 접속 가능한 방식인지, 각각의 PC에 설치해서 사용하는 CS방식인지에 따라 그 서비스 방식이 다르다.

또한 서버는 따로 구입하여 유지해야하는지 아니면 서버를 대여하여 사용하는지에 따라 비용적인 측면과 관리적인 측면에 있어 다르기 때문에 보안과 관리의 효율성을 따져 회사에 맞는 서버를 선택한다.

커스터마이징은 판매되고 있는 ERP시스템 내에 우리 회사만의 특별한 업무 기능을 추가하여 개발하도록 하는 것이다. 회사의 업무 프로세스가 ERP의 처리 프로세스와 맞지 않다면 억지로 끼워맞추려다가 ERP사용을 포기해 버리는 회사들도 많기 때문에 중요하게 고려해 보아야 할 사항이다.

같은 업무를 하는 타 회사가 도입했던 ERP라면 보통 우리 회사의 업무에도 잘 맞을 수 있기 때문에 같은 업종에서 도입한 ERP도 도입을 고려해 보는 것이 좋다.

금액은 월 사용액으로 지불하는 방식인지, 시스템을 구입하여 지불하는 방식인지에 따라 차이가 크기 때문에 도입 예산에 맞추어 선정하면 된다. 

 시스템은 지 혼자 알아서 잘 돌아가는게 아니었어? 

ERP도입을 실패하는 회사들의 대부분은 임원들이나 대표입장에서 회사에 ERP 도입이 필요하다고 느끼고는 있지만 그다지 운영에 관심이 없는 회사들이 많았다. 특히 ERP관리를 하는 담당자가 높은 직책일수록 도입 성공 확률이 높았는데, 이는 그만큼 관리가 체계적으로 이루어질 수 있기 때문이었다.

ERP는 혼자서 돌아가는 시스템이 아니다. ERP는 회사의 자원을 좀 더 쉽게 하도록 돕기위한 "툴"일 뿐이기 때문에 도입에는 충분한 시간과 자금도 필요하지만 인적자원 투자도 필요하다. 주요한 업무프로세스를 결정하고 설정해두어야 원활히 ERP를 사용할 수 있다. 

즉, 반복적이거나 입력할 내용이 많은 새로운 수주 데이터 입력, 영업정보 입력등은 다른 직원이 하더라도 주요한 업무의 틀을 확립하고 적용하는 것은 전체 회사의 업무 흐름을 매우 잘 알고 있는 사람이 담당자로 선정되어 적용할 수 있도록 해야한다. 그것이 높은 직책일 수록 회사 전체 업무 흐름을 알고 있으므로 이러한 사람을 ERP 관리자로 두고, 기초 데이터 입력부터 실제 관리 대상 데이터 입력하여 사용할 업무별 담당자를 별도로 두도록 하여 업무를 분담한다면 성공적인 ERP 도입 및 활용이 가능해진다.

 

// 2016-08-26 - Edited by Ellie